CIO关注：降低IT成本的7大技巧

　　技术上的费用可以很容易地“蚕食”掉任何预算——软件升级、购买和部署新系统、聘请资深IT专家来管理你的网络，往往在你意识到控制这些事情之前，它们已经完全消耗掉你的利润。以下这些技巧可以帮助你降低成本、节省资金并让你专注于真正重要的问题：最终效果。

　　1.使用开源和免费软件

　　当你试图让企业正常运转时，投入大量的资金购买商业软件可能会使你感到非常心疼。若使用免费和低成本软件，将大大降低你的“疼痛”，而在健壮性和功能性方面，还会给你带来惊喜。

　　虽然不如微软的Office套件完美，但OpenOffice.org却是一个非常优秀的免费开源替代品。OpenOffice.org不仅包含文字处理、电子表格、演示文档和数据库等一系列功能，它还兼容微软Office，并且不占内存 。虽然OpenOffice的应用能让你完成几乎任何你想用Office完成的工作，但是二者之间的互操作性却不是天衣无缝的。例如，如果你刚刚使用了Word的跟踪修订功能，那么当你用OpenOffice打开这个文件时，很难删除或修改之前所作的改变，反之亦然。

　　Google Docs是Microsoft Office的另一个可行并且免费的替代品，你只要有浏览器就能使用Google Docs。虽然它的功能没有Office或OpenOffice那么强大，但是它的基本功能以及精简的界面却是你所需要的。

　　创建PDF文件可能是一个企业经常需要做的一件事情，但是花450美元去购买一个Adobe Acrobat Professional软件总让你感到有些不值。CutePDF是一个免费软件，功能非常单一，就是可以将其它格式的文件转换为PDF格式。下载并安装CutePDF之后，你只需要右键点击你想要转换的文件，选择“文件打印”，从打印机菜单中选择“CutePDF”，一切就OK了。 （如果你使用的是OpenOffice或Google Docs，你甚至不需要安装CutePDF，因为它们都支持直接将文件转换成PDF格式。）

　　2.远程办公

　　著名市场研究机构Gartner Research曾经预测，到2009年，在美国超过百分之二十五的劳动力将会远程办公。远程办公既可以让你节省煤气费用，又能让你保持同样的高效。多亏了联络和协作工具，使得你在办公室和在家几乎没有什么区别。

　　Wikis的出现使得“张贴”文字或文件变得非常容易，任何授权的用户都可以对此发表评论或变更。有些维基是自由和公开的，而另外一些则更多的是以企业为重点的，安全功能强大。PBwiki主要面向三类用户：商界，学术界和个人。该网站包括WSIWYG工具、存储空间、SSL加密、自动通知（通过电子邮件或RSS）以及访问控制功能。而它的定价也非常合理---用户数目在1到3个之间的团体可以免费使用，4至99个用户的团体每用户每月的费用为8美元，1000到4999个用户的团体每用户每月为6美元。

　　刚刚介绍过的Google Docs也是一种非常好的远程交流方式，使用Google Docs能够非常容易地实现文件共享并保持标签的变化。一旦你使用Google Docs创建了一个文件，只需通过网络邀请其它人加入就能实现远程合作。工作完成以后，你可以根据自己的需要将该文件转换为Word、Excel、PDF、PowerPoint。

　　如果你对于是否要建立一个VPN（虚拟专用网）犹豫不决，那么LogMeIn Hamachi之类的服务可能会让你免去远程接入VPN带来的令人头痛的事情。LogMeIn Hamachi非常容易安装，并且它使用点对点技术让异地的员工可以存取文件。这项服务运行在你的企业防火墙之后，并且一个用户许可每月的费用只有5美元。

　　如果您的公司不具备并且并不需要中央服务器，Central Desktop是一个进行在线文件共享的非常使用的工具，并且它几乎无需安装。Central Desktop可以让任何规模的用户群非常容易地共享文件、跟踪哪个用户检查或修改过哪个文件，并且还能为多用户群建立单独的桌面。

　　免费Central Desktop可以为你提供25M的空间，并支持两个工作区，每个区可以容纳5个用户。付费Central Desktop的底线是25美元每月，你可以拥有三个工作区，每个区10个用户，并有500MB的文件存储空间。如果你每月支付249美元，那么你就有100个工作区，每个区可以容纳100个内部用户（员工）和100个外部用户（供应商、客户或合作伙伴），可用的存储空间的容量也扩展到了25GB的。如果你还想要更高级别的安全性和网络会议功能，就得支付额外费用。

　　3.举行在线会议

　　既然可以通过网络举行在线会议，你还有必要乘坐飞机去见客户吗？免费使用视频会议软件比如Skype ，你只需要摄像头、PC和Internet连接就OK了---不仅节省了旅行费用，而且还免去了舟船劳顿之苦。Skype有时候确实会出现丢电话的现象并且不稳定，单是一般情况下，它还使能满足要求的。

　　如果你想升级到更强大的Web会议服务，思科的WebEx是一个不错的选择，它可以共享文档，支持4个摄像头，并允许你在自己的电脑上运新运行演示文稿。

　　GoToMeeting是另外一个解决方案，它提供VoIP功能，支持会议15个人的在线会议，并让你能够在自己的电脑上运行演示文稿或提供培训，节省了旅行和会议场地费用。

　　如果你喜欢冒险，Second Life可以满足你的要求。它可以让你免费“建造”一个自己的化身，这个虚拟人物可以代替你在虚拟世界中举行虚拟会议或培训班、做视频演示培训班。如果你想为员工供建立一个更永久的开会和协作空间，你也可以付费在Second Life上购买办公场地。

　　4．购买翻新硬件

　　虽然打开一个箱子看到一台全新的计算机“躺”在里面可以使你获得一种无与伦比的快感，但是你所付出的代价也是巨大的---昂贵的购买费用。购买翻新硬件（几乎是新的）是一个既能使你得到满足感又能节省开支的有效方式。

　　如果你已经看中某一品牌的电脑，直接去制造商的网站上查找翻新机销售信息。但是需要注意的是，每个供应商对于“翻新”的定义有些差别。例如，戴尔销售三种类型的翻新电脑，每种类型都经过了测试并恢复到出厂规格：认证翻新（Certified Refurbished）包括退回给戴尔公司的笔记本电脑或台式机，并且可能有轻微的污点；Previously Ordered New表示该翻新电脑在发货的时候是全新的，但是客户决定将它退给戴尔，甚至它还没有启动过；Scratch and Dent（刮痕和凹陷）产品可能会在外观上“破旧”，但是仍然运转良好，触摸屏和屏幕上没有刮痕。

　　你可以在戴尔直销店搜索翻新戴尔台式机、配件、和笔记本电脑的价格，而该价格一般都低于零售价格的百分之三十五。举例来说，配置为Intel Core 2 Duo CPU、17英寸液晶显示器、120GB SATA硬盘的粉红色认证翻新Inspiron 1720笔记本电脑在戴尔直销网站的价格为879美元。无论该翻新机是否是新的，它的价格取决于该项目是否有刮痕和凹陷以及其它因素。如果你对于自己购买的产品不满意，从发货之日起你21天内你可以退货。

　　如果你是一个苹果爱好者，那么你可以去苹果的网上商店购买苹果销售的翻新产品。但是，不要指望可以节省巨额开支---一些较新的产品仅仅比零售价低不到200美元。不过，在某些情况下，你是可以淘到既便宜又好用的产品的。Apple Store最近刚刚推出了一款新的翻新MacBook笔记本（1.6-GHz Intel Core 2 Duo CPU、13.3英寸光滑宽屏显示器、2GB内存、80GBPATA硬盘驱动器、内置了iSight数码相机），售价为1499美元，而零售价格为1799美元。翻新的iMac （2.8-GHz Intel Core 2 Extreme CPU、24英寸光滑宽屏显示器、2GB内存、500GB硬盘、内置iSight数码相机）售价为1599美元，而零售价格为2299美元。

　　苹果的翻新产品包含为期一年的保修，而且你可还以支付一定的费用享受长期保修。虽然苹果的翻新产品是“二手”产品，但苹果公司的网站上声称，每个产品“在被出售之前都进行了严格的翻新过程。”有些产品是被退回的，还有一些则是由于技术问题而召回的。

　　Amazon.com列出了一长串的翻新电脑经销商并且还对他们进行了评级，通过这些评级，你可以选择适合自己的经销商。经销商还列出了产品的等级：好、全新、翻新，等等。根据Amazon购物安全保障，讲笑上将允许你退回有缺陷的产品。

　　易趣还提供了更加丰富的交易方式。作为买家，你可以根据用户的评论立即知道卖方的信誉如何。你要寻找那些具有大量积极反馈信息的卖方，至少应该达到百分之九十五。一定要翻看用户反馈从而了解用户的意见，然后再做出是否购买的决定。和Amzon一样，易趣也支持买家，如果卖方信誉有问题，它机会立刻从网站中清除这个卖方。

　　5．降低打印成本

　　根据GreenBiz.com，你不必花钱追求所谓的“绿色”。如果在影印时纸张的正反面都加以利用，或者使用过期的信笺作为内部备忘录，那么你就能节省纸张花费。如果你的办公室经常需要向员工发布备忘录，那么尝试将备忘录张贴在一个员工经常聚集的中心地点（比如饮水机附近的黑版）。

　　另一个省钱的小技巧是使用打印机的草稿模式以降低油墨的使用和更换墨盒的次数。草稿模式速度更快并且使用油墨较少。当打印电子邮件和网页是，检查“打印机友好”选项。

　　彩色打印墨盒通常比普通墨盒要贵，所以只使用黑色墨盒进行灰阶打印可以节省成本，并且减少更换彩色墨盒的次数。大多数打印机提供足够的设置，因此，请检查你的打印机的软件看看哪些功能可以节省成本。

　　如果你很少打印，但是你的墨盒也会耗尽，这可能是因为你的打印机自动清洗打印头。为了避免这种情况，定期打印（每周至少一次）以避免油墨累积。