ShareMail让局域网轻松玩转邮箱共享

　　小工具成就你的免费邮箱

　　免费邮箱虽然不要你掏一分钱就可以用它和客户、朋友进行交流，但是其弊端却不容忽视。其它的且不说，仅垃圾邮件这一项恐怕就够你受的了。想想也是，在凡事都要追求效益的时代，老板终于狠下心肠给在网易花钱买了一个收费邮箱。这不免费邮政的弊端没了，但是因公司只有七八个员工，规模比较小，不可能为每个员工都购买一个收费邮箱。这样大家共用一个邮箱与客户进行交流非常不便，而且一不留神就可能发给其他同事的邮件接收下来，真是鱼和熊掌不可兼得啊！别急，今天我们就要给你介绍一种可以称之为完美的解决方案，你可以将申请的收费邮箱共享出来，但彼此之间收发邮件却互不干扰，这一切只要你安装一个名为ShareMail的局域网邮箱共享工具。

　　一、解决思路

　　一个正确的思路对于我们快速解决问题是很有帮助的。在通常情况下一个完整的电子邮件地址是由三部分组成的。即客户自定义名称、@和ISP名称，例如笔者申请的ycsite@sina.com.cn。但事实上我们还可以在此基础上进行扩展，即在上述电子邮件地址前加上前缀，将其扩展成多个相对独立的扩展邮箱。例如admin<ycsite@sina.com.cn>、ceo<ycsite@sina.com.cn>、cio<ycsite@sina.com.cn>等，这样借助ShareMail可以先将ycsite@sina.com.cn中的信件接收下来，然后再根据前缀将不同的信件转发到各个扩展邮箱中；发送邮件同样如此，扩展邮箱发出请求，请ShareMail进行中转发送给不同的ISP。

　　二、邮箱配置

　　安装并运行ShareMail，程序运行后会自动缩小成一个图标显示在任务栏右侧。单击即可显示主界面，可以看到其主界面非常简洁。单击“设置”按钮，此时会提示进行管理员口令验证，默认口令为Password。

　　配置公共邮箱

　　进入系统设置后切换到“邮箱设置”选项卡，可以看到在该选项卡中有一项“Internet”，右击该项（图1），在弹出的菜单中选择“添加公共邮箱”命令打开“公共邮箱”窗口。在“公共邮箱”窗口的“邮箱”标签中输入申请的收费邮箱SMTP服务器、POP3服务器等参数，如果不清楚的可以到ISP服务商网站上查询。在“公共邮箱”窗口中还有“管理员”、“备份”、“邮件”等标签，其实它们各有不同的用途。例如在“管理员”标签中，我们可以选择将无法识别的邮件都发送到系统管理员信息，也可以发送到指定的邮箱，当然现在在指事实上的邮箱中还是空白一片，因为我们还没有添加扩展信箱。“备份”选项卡是从邮件安全性角度来讲的，同样可以选择将邮件备份到系统备份管理员邮箱或备份到指定的扩展邮箱，而“邮件”标签则也是从邮件安全性的角度来说的，选中“在服务器上保留邮件副本”选项，然后设置在服务器上保留几天后删除。

图1

　　添加扩展邮箱

　　如果公司员工比较多，申请了多个收费邮箱让员工来共享使用，那么可以再次右击“Internet”选择“添加公共邮箱”命令将它们全部添加进来。现在我们已经添加了公共邮箱添加进来了，下面我们就要将其共享出来，为每位员工添加扩展邮箱。在“系统设置”窗口中的“邮箱设置”选项卡中右击刚刚添加的公共邮箱，在弹出的菜单中选择“添加私有邮箱”子菜单中的“普通邮箱”，打开“普通私有邮箱”窗口，在“常规”标签中输入用户名、口令，例如名称为admin，那么该扩展邮箱地址就是admin<ycsite@sina.com.cn>（图2）。

图2

　　此时只要单击“确定”按钮，即可成功添加该扩展邮箱。但是我们在“普通私有邮箱”窗口中看到除“常规”标签外，还有“转发”、“自动回信”和“高级”三个标签，在“转发”标签中，我们可以选中“转发邮件”选项，然后在输入框中输入转发到的目标邮箱，如果不希望保留原件，还可以选中“转发后删除该邮件”选项；而在“自动回信”标签中只要你选中“自动回信”选项，在输入框中输入回复的内容，那么就可以给扩展信箱接收到的邮件源地址回复一份邮件；在“高级”选项卡中可以根据实际需要进行选择，如果不要向外部发送邮件，只要选中“只允许发送邮件给内部用户”选项即可。

　　在“添加私有邮箱”子菜单中除“普通邮箱”外还有其它一些类型的邮箱，那么它们又是作什么用的呢？在这里我们向大家重点介绍广播邮箱。对于一些公司来说，经常要给所有的员工发送某个信息，如果一一发信会比较麻烦，如果我们在这里添加了广播邮箱，那么只要将内容发送给广播邮箱，在广播邮箱收到邮件后会自动转发给添加的所有扩展邮箱中（图3）。不过要注意的是广播邮箱本身并不存储邮政箱，它只起到一个中转的作用，因此不能从广播邮处中读取邮件。

图3

　　扩展邮箱的使用及自定义收信时间

　　三、扩展邮箱的使用

　　根据公司的需要，已经为所有员工添加了扩展邮箱，那么到底该怎么用扩展邮处进行收、发电子邮件呢！如果别人要给扩展邮箱发送邮件，那么只需要按照“扩展邮箱用户名<公共邮箱地址>”的格式填写收信人即可，例如admin<ycsite@sina.com.cn>即可。对于邮件的接收来说则要麻烦一点，例如你要接收来自adminycsite@sina.com.cn中的邮件，那么你可以在Foxmail中新建一个帐号，然后将Pop3服务器、SMTP服务器地址设置为安装有ShareMail程序那台计算机的IP地址，邮箱帐号设为扩展邮箱的用户名，如admin，密码是对应扩展邮箱的密码。如使用者就在安装有ShareMail程序的那台计算机上，那么可以将Pop3和SMTP设为127.0.0.1。怎么样，这样就可以借助扩展邮箱享受收费邮箱的服务品质了吧。

　　四、应用技巧

　　自定义收信时间

　　默认情况下，ShareMail会每隔60分钟接收公共邮箱中的信件，用户可以根据需要进行定义。方法是进入“系统设置”窗口后切换到“收信时间”选项卡，然后选择要接收邮件的星期，一般来说周末可以将其取消，再设置在选择的星期中每隔多少分钟就检查服务器接收邮件。对于发送出件来说同样如此，如果有特别重要的邮件可以在主界面上单击“急件”按钮，这样就可以突破时间的限制立即发送邮件了（图4）。

图4

　　邮件过滤

　　使用收费邮箱，垃圾邮件大大减少，但并不代表从此就没有垃圾邮件，对于个别来犯者，我们可以将其阻在门外。在“系统设置”的“邮件过滤”选项卡中选中“拒绝从以下地址来的邮件”选项，然后单击“添加”按钮将要封杀的电子邮件地址添加进来即可（图5）。

图5

　　远程管理

　　如果你想远程管理自己的扩展邮箱，那么也很简单。只要在浏览器的地址栏中按“http://ShareMail的IP：3128”的格式输入访问地址，在打开的页面中输入用户名称和密码。如果你是普通邮箱用户，那么登录后可以修改邮箱口令、转发邮件或自动回信；如果你是管理员身份登录的则可以查看用户邮箱、当前状态、日志等操作。怎么样，有了ShareMail是不是解决了本文开头所述的难题，使邮箱真正共享出来，但彼此之间却互不干扰呢！而且现在有很多服务商都提供了容量达G的电子邮箱，这就给共享邮箱提供了更为广阔的使用空间。另外在《一专多能玩转Gmail多邮箱》一文中介绍了可以利用Gmail管理多个邮箱的方法，同样可以帮助大家解决很多难题。